Phần Mềm Kiểm Soát Đơn Hoàn Shopee

5/5 - (5 bình chọn)

Tuigoihang.vn xin chào Quý vị độc giả!

Phần mềm kiểm soát tránh thất thoát đơn hàng hoàn tại Shopee là mối quan tâm của nhiều shop online đặc biệt là các shop bán hàng tại sàn TMĐT Shopee. Là một shop online, hàng hóa cũng chính là tiền bạc, việc thất lạc hàng đồng nghĩa với việc mất tiền. Chính vì thế trong bài viết này, Tuigoihang gợi ý các shop một vài nguyên nhân – cách khắc phục việc thất lạc đơn hoàn với công cụ kiểm soát là phần mềm Sotalink, mục tiêu hướng tới là giảm tỷ lệ thất thoát thấp nhất thể. Hy vọng bài viết sẽ ít nhiều giúp ích shop của Quý vị!

1. Các nguyên nhân dẫn tới thất lạc đơn hàng hoàn

ĐẶT IN TÚI NIÊM PHONG - GIẢM NGAY 10% IN LẦN ĐẦU

1.1. Bưu tá không quét vận đơn khi nhận hàng mà mang hàng về bưu cục

Khi shop đóng gói đơn hàng xong, có thể đơn đó chưa bị hủy. Bưu tá qua shop lấy hàng nhưng không quét vận đơn trực tiếp tại shop để đổi trạng thái mà mang hàng về bưu cục. Tuy nhiên tới khi bưu tá quét vận đơn, đơn đó đã bị hủy. Sau đó đơn không được trả lại shop:

Ví dụ cụ thể:

Đơn hàng của shop Quý vị phát sinh vào 16h ngày 20.9
Tới 17h ngày 20.9 bộ phận kho in đơn hàng loạt và đóng gói
Tới 20h ngày 20.9 khách gửi yêu cầu hủy đơn, do buổi tối shop ít check nên không phản hồi yêu cầu hủy của khách
Tới 0h ngày 21.9 hệ thống shopee sẽ tự động chuyển trạng thái sang Đã hủy bởi shopee.
Tới 8h ngày 21.9 bên bưu cục mới tít đơn, do đơn Đã hủy nên sẽ giữ lại. Sau đó nếu đơn không trả lại shop thì shop sẽ bị mất đơn.

Do vậy với trường hợp bưu tá không quét đơn trực tiếp khi nhận hàng mà mang hàng về bưu cục thì các shop nên có 1 check list các đơn bưu tá nhận. Để thuận tiện check lại có thể dùng phần mềm Excel có list các mã vận đơn, shop sẽ check lại vào hôm sau để biết đơn nào chưa được đổi trạng thái do bị hủy.

Khi phát sinh yêu cầu hủy đơn, nếu shop bán hàng không phản hồi yêu cầu thì sau 0h00 cùng ngày đơn sẽ bị tự động hủy

1.2. Nhân viên kho đóng trùng đơn

Trường hợp này xảy ra khi 1 đơn hàng được đóng 2 lần, khi hãng vận chuyển tít vận đơn tại bưu cục sẽ có 1 đơn giữ lại. Nếu đơn không được trả về shop đầy đủ thì shop sẽ bị thất lạc đơn.

Để khắc phục tình trạng này, khi bưu tá nhận hàng, các shop có thể dùng máy quét mã vạch để tít các vận đơn vào file Excel khi gửi bưu tá. Nếu đơn đóng gói trùng thì vận đơn trùng sẽ bị báo đỏ ở file, các shop sẽ giữ lại đơn trùng đó.

1.3. Đơn hàng không giao được cho khách nhưng không hoàn về shop

Đây là tình trạng các shop đã gặp phải nhiều nhất. Đơn hàng không giao được cho khách và bị chuyển hoàn. Tuy nhiên quá trình chuyển hoàn khá lâu, phía shop bán hàng cũng không check nên đơn mãi ở trạng thái đang chuyển hoàn.

Tình huống nữa cũng thường xảy ra với nhiều shop ở chung 1 địa chỉ, cụ thể là cùng 1 tòa nhà. Khi trả hàng bưu tá thường hay gửi ở các bốt bảo vệ hoặc quầy lễ tân. Sau đó đơn bị thất lạc do shop khác lấy nhầm hoặc do chính bưu tá trả nhầm.

Thậm chí còn có một tình trạng đau lòng hơn mà cộng đồng nhà bán hàng Shopee xôn xao hiện nay. Đó là việc các bưu cục trung chuyển không làm tốt việc chuyển hoàn đơn cho shop. Đơn vị dồn ứ ở kho một thời gian rất dài. Sau đó phía bưu cục giải phóng bằng cách thanh lý đơn hàng hoàn.

Chính vì vậy việc có một công cụ kiểm soát đơn hàng chặt chẽ là việc hết sức cần thiết với các shop bán hàng online nói chung và các shop bán hàng tại Shopee nói riêng.

Đơn hàng gửi đi từ ngày 4.9, theo dự kiến giao khoảng 2-3 ngày nhưng 18 ngày sau đơn mới hoàn về tới kho

2. Các shop bán hàng có mất phí hoàn, phí dịch vụ khi có đơn hàng hoàn tại Shopee không?

Khi phát sinh đơn hàng hoàn, Shopee sẽ không khấu trừ bất kì loại phí nào, bao gồm phí giao dịch, phí gói freeship extra, phí vận chuyển. Do vậy các shop cũng chú ý với nhân viên kho khi nhận hàng hoàn (là đơn hoàn qua shopee), sẽ không phải thanh toán bất cứ phí gì cho hãng vận chuyển.

Doanh thu đơn hoàn = 0 tức là không mất phí, nếu doanh thu đơn hàng là giá trị âm tức là shop bị khấu trừ khoản tiền đó cho đơn hoàn

>> Xem thêm chi tiết các phụ phí bán hàng Shopee tại: https://tuigoihang.vn/theo-doi-doanh-thu-loi-nhuan-shopee-sotalink

3. Công cụ kiểm soát đơn hoàn, tránh thất thoát đơn tại Shopee:

Sau những phân tích ở trên có lẽ Quý vị đang theo dõi bài viết nhận thấy tầm quan trọng của việc kiểm soát đơn hàng hoàn tại Shopee. Hạn chế thất lạc đơn bao nhiêu là tiết kiệm chi phí bấy nhiêu.

Với 5 năm kinh nghiệm thực tế bán hàng trên sàn TMĐT Shopee, Tuigoihang.vn đang sử dụng các công cụ sau để quản lý đơn hàng hoàn. Chắc chắn các công cụ này sẽ giúp ích rất nhiều cho shop của Quý vị trong việc kiểm soát:

3.1. Cách 1: Check tại Kênh người bán Shopee

Quý vị truy cập vào Kênh người bán/ Quản lý đơn hàng/ Chọn mục đơn đã hủy. Tại đây Quý vị sẽ thấy list các đơn đã hủy tại Shopee của mình.

Ngay dưới trạng thái Đã hủy sẽ có dòng mô tả lý do hủy đơn. Ý nghĩa của trạng thái Đã hủy theo từng lý do cụ thể là:

Đã hủy bởi người mua:
Là do người đặt hàng tự động hủy đơn khi shop chưa gửi sang hãng vận chuyển.

Đơn đã hủy bởi người mua

Đã hủy tự động bởi Shopee:

Người mua đặt hàng với hình thức thanh toán qua Ví nhưng chưa hoàn thành thanh toán, sau 1 thời gian hệ thống sẽ hủy đơn.
Đơn hàng không giao được và phải hoàn, khi bưu tá hoàn tới kho và cập nhật trạng thái, hệ thống shopee sẽ đổi trạng thái qua Đã hủy.

Đơn đã hủy tự động bởi Shopee

Hy vọng thời gian tới Shopee sẽ update riêng 2 lý do cho 2 mục này trên giao diện quản trị để các shop tiện theo dõi.

Như vậy các shop có thể vào chi tiết đơn để xem lý do:

Với đơn Đã hủy do không giao được, shop sẽ check với bưu tá xem đã trả hàng về kho chưa. Do vậy thường khi nhận đơn hàng trả về các shop cũng nên có sổ ghi chép hoặc file excel hoặc hệ thống tự động ghi nhận để dễ dàng check online và khiếu nại về sau.

Tuy nhiên check bằng cách xem từng đơn trên trang kênh người bán khá mất thời gian. Do vậy để check nhanh các shop nên tải file excel và lọc theo lý do.

Cách lọc đơn hàng hoàn Shopee trên file excel tải từ kênh người bán:

Bước 1: Truy cập vào mục Đơn hủy, chọn ngày cần lọc và click nút Xuất.

Bước 2: Tại file excel tải về, các shop chọn công cụ Fillter. Chọn hàng đầu tiên rồi ấn Fillter trên thanh công cụ. Tại mỗi cột sẽ hiển thị nút lọc.

Tại cột Lý do hủy, Quý vị click nút lọc. Chọn Text Fillter/ Contains…
Hộp thoại xuất hiện, Quý vị gõ “Giao hàng thất bại” rối bấm OK. Kết quả sẽ trả lại các đơn hàng Giao hàng thất bại.

Công việc còn lại là Quý vị check các mã vận đơn này với file nhận hàng hoàn (hoặc công cụ ghi chép đơn hoàn của Quý vị) xem đã có chưa.

Quý vị lưu ý thêm là các đơn trong file vừa lọc được là các đơn hãng update đã trả hàng. Do vậy nếu check chắc chắn chưa nhận được đơn thì khả năng cao là bị thất lạc đơn.

Một vài hãng vận chuyển sẽ update trạng thái đơn sang Đã trả hàng mặc dù hàng trả mới về tới bưu cục, chưa gửi về tận tay shop. Do vậy Quý vị cực kì chú ý để kiểm soát chặt chẽ.

Theo Quy định của shopee, sau 1 ngày từ lúc hãng update Đã trả hàng, các yêu cầu khiếu nại chưa nhận được hàng trả thường không có tác dụng.

Cách lọc tại Excel thường phù hợp với các shop số lượng đơn còn nhỏ, có thể dễ kiểm soát qua file. Với các shop lượng đơn nhiều sẽ phải dùng một công cụ tối ưu hơn. Đó là phần mềm quản lý bán hàng Shopee Sotalink.

3.2. Cách 2: Dùng phần mềm Sotalink

Sotalink là một phần mềm trợ lý bán hàng trên sàn TMĐT Shopee, là phần mềm sạch – phần mềm chính thống được Shopee công nhận, đảm bảo an toàn – bảo mật thông tin cho các shop online sử dụng. Do vậy Quý vị hoàn toàn có thể yên tâm khi dùng phần mềm.

Sotalink là phần mềm bản quyền cần trả phí khi sử dụng, do vậy Quý vị có nhu cầu sử dụng có thể đăng kí trực tiếp với Sotalink.

Các bước quản lý đơn hàng hoàn Shopee tại Sotalink:

Bước 1: Truy cập Salework kho tại: https://stock.salework.net/orders

Bước 2: Chọn mục Kiểm tra, đối soát/ Đơn hoàn.
Giao diện hiển thị sẽ list ra các đơn hàng hoàn mã hãng vận chuyển đã cập nhật trạng thái sang Đã trả hàng.

Tại đây sẽ có 3 tab lọc:

Đang chờ hoàn: là các đơn hãng đã chuyển sang trạng thái Đã hoàn hàng nhưng phía shop chưa xác nhận Đã nhận được đơn hoàn.
Đã hoàn kho: là các đơn hãng đã chuyển sang trạng thái Đã hoàn hàng và phía shop đã thao tác xác nhận Đã nhận được đơn hoàn.
Yêu cầu hoàn: là các đơn hàng phía người mua yêu cầu trả hàng/ hoàn tiền.

Do vậy, phía các shop sẽ quan tâm nhất là tab Đang chờ hoàn, mỗi ngày hãng sẽ update trạng thái Đã trả hàng, do vậy shop cần check theo ngày để chắc chắn ràng “Shop đã nhận được đơn hoàn”. Thực tế rất nhiều trường hợp phía hãng chỉ mới trả hàng về tới kho của hãng mà đã update sang trạng thái “Đã trả hàng”. Nếu shop không check hằng ngày thì có khả năng cao thất lạc đơn.

Bước 3: Lọc các đơn Đang chờ hoàn theo ngày
Các shop sẽ thực hiện thao tác lọc như sau:

Tại góc trên bên phải có nút Lọc, các shop click Lọc và lựa chọn các thuộc tính lọc:

Thời gian: chọn theo ngày trả hàng thành công. Vì các shop check theo ngày nên ngày nào sẽ lọc theo ngày trả hàng thành công ngày đó. Ngày trả hàng thành công là ngày mà hãng vận chuyển update trạng thái đơn hàng sang Đã trả hàng.
Chọn danh mục: là mục lọc theo ngày (hôm qua, hôm nay hoặc theo 1 khoảng ngày nhất định).
Đơn vị vận chuyển: là hãng vận chuyển trả hàng.
Shop: nếu shop có nhiều gian hàng tại Shopee thì sẽ chọn shop cần lọc đơn trả hàng.
Loại đơn hoàn: chọn Bom hàng, tại Sotalink Bom hàng được hiểu là giao hàng thất bại.

Bước 4: Check các mã đơn hàng đã lọc được với file thống kê nhận hàng hoàn thực tế.

Mã nào đã nhận được Quý vị click chọn, rồi click Xác nhận hoàn kho.

Mã nào chưa nhận được Quý vị cần liên hệ ngay bưu tá phụ trách trả hàng, vì sau 24h từ lúc bưu tá update trạng thái Đã hoàn, phía Shopee sẽ không giải quyết khiếu nại nếu Quý vị chưa nhận được hàng hoàn.

Xiên suốt 4 bước trên Quý vị dễ nhận thấy file thống kê kiểm soát đơn hoàn đã nhận tại Shopee có vai trò rất quan trọng, đó là cơ sở để khiếu nại với hãng vận chuyển và Shopee. Như hiện tại ở kho Túi Gói Hàng – Tuigoihang.vn, 100% đơn hoàn về kho nhân viên kho sẽ tít mã vận đơn vào file google sheet, sau đó in ra list đơn và yêu cầu bưu tá kí nhận. Như vậy hạn chế được tối đa tình trạng thất lạc đơn và rất dễ để khiếu nại với bưu tá.

Chúng tôi rất hy vọng những chia sẻ thực tế trên sẽ giúp Quý vị kiểm soát chặt chẽ đơn hoàn Shopee, hạn chế thất lạc đơn. Vì tất cả đều là tiền bạc của shop nên làm chặt chẽ bao nhiêu sẽ hạn chế tổn thất bấy nhiêu.

Mọi thắc mắc trong quá trình xử lý đơn hàng hoàn Shopee, Quý vị có thể comment ngay phía dưới để Tuigoihang.vn ghi nhận và giải đáp. Rất hy vọng nhận được sự đóng góp ý kiến của Quý vị! Chúc Quý vị buôn may bán đắt!

Một số câu hỏi thường gặp về kiểm soát đơn hàng hoàn shopee với Sotalink:

Hiện tại trên Shopee có mục thống kế tình trạng đơn hoàn không?

Trên trang quản lý bán hàng Shopee hiện tại chưa có mục nào thống kê chi tiết tình trạng trả hàng hoàn từ phía hãng vận chuyển. Do vậy các nhà bán hàng thường sử dụng các công cụ phần mềm bên thứ 3 để kiểm soát chặt chẽ đơn hoàn.