Cách tính chi phí đóng gói mỗi đơn hàng: công thức, ví dụ và bảng tính

Nhiều chủ shop biết giá hàng, biết phí ship, nhưng khi hỏi "một đơn đóng gói hết bao nhiêu" thì chỉ trả lời "chắc vài nghìn". Vài nghìn đồng nhân với vài trăm đơn mỗi tháng là một khoản đáng kể, và thiếu nó trong giá vốn thì lãi trên giấy sẽ cao hơn lãi thật. Bài này hướng dẫn cách tính chi phí đóng gói mỗi đơn hàng từng khoản một, có ví dụ cho ba loại shop và công thức dán vào bảng tính, kèm gợi ý dùng túi gói hàng niêm phong cho hàng mềm để giữ chi phí gọn.

Trả lời nhanh

• Công thức: chi phí đóng gói mỗi đơn = (bao bì chính + bao bì phụ + băng keo, tem) x (1 + tỷ lệ hao hụt) + nhân công mỗi đơn.
• Bốn khoản dễ bỏ sót: bao bì phụ (thiệp, giấy lót), băng keo, tem, nhân công.
• Hao hụt: tính 3 đến 5% cho túi hỏng, đóng sai, hết hạn dùng; số này nên chỉnh theo thực tế của shop.
• Nhân công: thời gian đóng một đơn nhân với giá nhân công theo giờ.
• Kết quả nên đọc theo tỷ lệ so với giá trị đơn, không chỉ theo số đồng.
• Số liệu trong bài là ví dụ minh họa; Quý khách thay bằng số của mình.

Chi phí đóng gói gồm những khoản nào?

Phí vận chuyển và phí sàn không nằm trong chi phí đóng gói; Quý khách theo dõi riêng. Khoản duy nhất liên quan là cách đóng gói ảnh hưởng đến khối lượng quy đổi và do đó tới phí ship, sẽ nói ở phần sau.

Cách tính chi phí đóng gói mỗi đơn hàng: công thức từng khoản

1. Giá một bao bì chính = tổng tiền lô hàng / số lượng thực nhận. Nếu có phí ship nhập hàng, cộng vào tổng tiền rồi chia cho số lượng.

2. Bao bì phụ mỗi đơn = cộng các món dùng cho một đơn. Món chỉ dùng cho một phần đơn, nhân thêm tỷ lệ đơn dùng. Ví dụ minh họa: thiệp cảm ơn 200 đ, nhưng chỉ 50% đơn có thiệp, thì tính 100 đ mỗi đơn.

3. Băng keo, tem = chiều dài băng keo hoặc số tem dùng cho một đơn nhân với đơn giá. Cách nhanh nhất: dùng hết một cuộn rồi lấy giá cuộn chia số đơn đã đóng.

4. Nhân công mỗi đơn = (số giây đóng một đơn / 3600) x lương giờ. Bấm đồng hồ đóng thử 10 đơn rồi lấy trung bình. Dù chủ shop tự đóng, vẫn nên tính một mức lương giờ hợp lý, vì thời gian của Quý khách cũng là chi phí.

5. Hao hụt = tỷ lệ hao hụt nhân tổng vật liệu. Ghi lại số túi hỏng và đóng sai trong một tháng rồi chia cho tổng số túi dùng. Chưa có dữ liệu thì tạm lấy 3 đến 5%.

6. Tổng: chi phí mỗi đơn = (bao bì chính + bao bì phụ + băng keo, tem) x (1 + hao hụt) + nhân công.

Ví dụ cho 3 loại shop (số minh họa)

Giả định chung: lương giờ 25.000 đ. Các số còn lại được đặt ra để minh họa, không phải bảng giá của Túi Gói Hàng VN.

Cách đọc: shop phụ kiện giá thấp thì cùng một đồng bao bì chiếm tỷ lệ lớn hơn. Với shop mỹ phẩm, bao bì phụ và thời gian đóng làm chi phí cao nhất, nhưng cũng là chỗ khách cảm nhận chất lượng. Có số liệu rồi Quý khách mới biết nên giảm khoản nào và giữ khoản nào.

Công thức Excel và Google Sheets

Dựng một bảng với các cột sau, hàng 2 là dữ liệu của một nhóm hàng:

Công thức nhập tại hàng 2 (dùng được cho cả Excel và Google Sheets):

I2:  =E2/3600*F2
J2:  =(B2+C2+D2)*(1+G2)+I2
K2:  =J2/H2

Muốn biết giá một túi theo lô: =Tổng_tiền_lô/Số_lượng_nhận. Muốn biết băng keo mỗi đơn: =Giá_cuộn/Số_đơn_dùng_hết_cuộn. Muốn biết tổng chi phí đóng gói tháng: =J2*Số_đơn_trong_tháng. Nếu dùng dấu chấm phẩy làm dấu phân cách công thức trong phiên bản máy của Quý khách, đổi dấu phẩy thành chấm phẩy.

Kéo công thức xuống các hàng dưới cho từng nhóm hàng. Khi đổi nhà cung cấp hay thêm bao bì phụ, chỉ sửa cột B đến G, cột I đến K tự cập nhật.

Quan hệ với khối lượng quy đổi

Chi phí đóng gói đúng là một nửa bài toán. Nửa còn lại: cách đóng làm kiện to hay nhỏ, vì phí ship của nhiều hãng tính theo khối lượng lớn hơn giữa cân thực và khối lượng quy đổi. Công thức quy đổi, hệ số theo từng hãng và cách tính xem ở bài khối lượng quy đổi là gì.

Ví dụ minh họa với hệ số giả định 6.000 cm3 cho 1 kg (hãng của Quý khách có thể dùng hệ số khác): một áo gấp gọn trong túi mềm kích thước 30 x 22 x 3 cm có thể tích 1.980 cm3, quy đổi khoảng 0,33 kg; cũng áo đó đóng hộp 30 x 22 x 10 cm có thể tích 6.600 cm3, quy đổi khoảng 1,1 kg. Nếu cân thực chỉ 0,3 kg thì phí tính theo 0,33 kg ở túi và 1,1 kg ở hộp. Hộp rẻ hơn vài trăm đồng chưa chắc rẻ hơn khi tính cả phí ship. So sánh hai kiểu xem thêm túi niêm phong hay hộp carton.

Mẹo giảm chi phí đóng gói mà không làm xấu kiện hàng

1. Chọn size sát hàng. Túi vừa hàng tiết kiệm vật liệu và giảm kiện phồng; cách đo nằm ở bài cách chọn size túi niêm phong.
2. Chuẩn hóa bao bì. Mỗi nhóm hàng một hoặc hai size, dễ đặt số lượng lớn với giá tốt hơn.
3. Đặt theo lô vừa đủ. Đặt nhiều hơn thì giá một túi thường giảm, nhưng tồn đọng làm tăng hao hụt; cân theo tốc độ bán.
4. Giảm bao bì phụ không tạo giá trị. Giữ thiệp, tem ở các đơn cần thiết, bỏ món khách ít để ý.
5. Rút ngắn thao tác. Bố trí bàn đóng theo một chiều: lấy hàng, vào túi, dán, dán vận đơn, đặt sang khu giao. Rút từ 90 giây xuống 75 giây đã giảm khoảng 17% tiền nhân công.
6. Tìm nơi sản xuất trực tiếp để có giá hợp lý, được xin túi mẫu và đặt in logo khi đủ số lượng.

Thêm các cách cụ thể xem bài tiết kiệm chi phí đóng gói và danh sách phụ kiện đóng gói hàng online.

Khi nào chi phí cao hơn lại đáng?

Không phải khoản nào cũng nên cắt. Chi tăng cho bao bì khi:

• Hàng giá trị cao, rủi ro khiếu nại lớn.
• Hàng tặng, hàng quà, khách rất quan tâm hình thức.
• Tỷ lệ hoàn do hàng hỏng đang cao; giảm được hoàn hàng thường có lợi hơn tiết kiệm vài trăm đồng mỗi đơn.

Muốn cân nhắc có nên dùng túi niêm phong hay không, xem bài bán hàng online có cần dùng túi niêm phong không.

Sổ sách và hạch toán

Bài này giúp Quý khách biết giá vốn đóng gói để định giá. Việc ghi nhận khoản này vào sổ kế toán và thuế nên làm theo hướng dẫn của kế toán, xem bài hạch toán chi phí đóng gói để biết cách ghi tổng quát.

Checklist tính chi phí đóng gói

• Liệt kê nhóm hàng và bao bì dùng cho từng nhóm.
• Ghi giá thực tế từng khoản, kể cả phí ship nhập bao bì.
• Bấm giờ đóng 10 đơn, lấy trung bình.
• Ước tính hao hụt từ số liệu một tháng.
• Nhập vào bảng tính, so với giá trị đơn.
• Đóng thử hai kiểu và so khối lượng quy đổi.
• Xem lại mỗi quý hoặc khi đổi nhà cung cấp.

Túi niêm phong cho shop online

Túi Gói Hàng VN sản xuất túi niêm phong tại nhà máy ở Cụm Công Nghiệp Đại Đồng, Hưng Yên, nhiều size và màu, nhận in logo từ 1.000 túi. Quý khách xem bảng giá túi niêm phong để tính vào bảng. Giá chưa gồm VAT, phí in và phí vận chuyển.

Câu hỏi thường gặp

Cách tính chi phí đóng gói mỗi đơn hàng như thế nào?

Cộng bao bì chính, bao bì phụ, băng keo và tem, nhân với một cộng tỷ lệ hao hụt, rồi cộng nhân công mỗi đơn. Công thức đầy đủ và công thức bảng tính nằm ngay phía trên.

Chi phí đóng gói thường chiếm bao nhiêu phần trăm giá trị đơn?

Không có con số chung, tùy loại hàng và giá bán. Trong ví dụ minh họa của bài, tỷ lệ khoảng 1 đến 2%. Quý khách nên tính theo số thực của shop.

Có phải tính nhân công khi chủ shop tự đóng không?

Nên tính một mức giờ hợp lý để biết giá vốn thật và để so sánh các cách đóng. Khi thuê người, con số này sẽ khớp với chi phí thật.

Hao hụt bao bì nên lấy bao nhiêu phần trăm?

Có thể bắt đầu với 3 đến 5%, rồi điều chỉnh theo số liệu thực tế một tháng về túi hỏng, đóng sai, tồn kho.

Dùng hộp hay túi thì rẻ hơn?

Còn tùy hàng và phí ship. Hộp thường tốn vật liệu hơn và làm kiện to hơn, kéo khối lượng quy đổi lên. Với hàng mềm, túi thường có lợi. Hàng dễ vỡ vẫn cần hộp.

Có cần tính cả giấy in vận đơn vào chi phí đóng gói không?

Nên tính, lấy tổng tiền giấy chia cho số đơn đã in. Khoản này nhỏ nhưng cộng dồn theo thời gian.

In logo lên túi có làm tăng chi phí nhiều không?

Có phát sinh phí in, tính theo lô. Túi Gói Hàng VN nhận in từ 1.000 túi; Quý khách hỏi báo giá in cụ thể rồi đưa vào cột bao bì chính.

Nguồn tham khảo

• Hệ số quy đổi và cách tính khối lượng: xem danh sách nguồn ở bài /khoi-luong-quy-doi-la-gi/ (GHTK, GHN). Hệ số 6.000 trong ví dụ chỉ là giả định minh họa.
• Mọi số tiền, thời gian, lương giờ, tỷ lệ hao hụt trong bảng ví dụ là đặt ra để minh họa, không phải số liệu thật.
• Bài không nêu quy định thuế hay kế toán.