Cách Gửi Hàng Qua Bưu Điện: 3 Cách Cho Shop Bán Online

Chiều nào cũng một cảnh: gom được năm bảy kiện, chất lên xe, chở ra bưu cục gần nhà. Đến nơi thấy sáu bảy người đứng trước, ai cũng ôm một chồng hàng. Ghi phiếu, cân từng kiện, đợi in vận đơn. Xong việc thì mất gần một tiếng, mà hôm sau lại đúng quy trình ấy.

Với shop mới, cách gửi hàng qua bưu điện gần như mặc định là “mang ra quầy”. Nhưng đó chỉ là một trong ba cách nhận gửi đang có, và không phải cách hợp với mọi shop. Bài này gom lại ba cách đó, phần chuẩn bị trước khi đi, và những lỗi khiến kiện bị từ chối hoặc phải cân lại tại quầy. Cập nhật ngày 28/08/2026.

Chọn sai cách gửi tốn hai thứ đo được: thời gian đứng quầy mỗi ngày, và số kiện phải mở ra đóng lại ngay tại chỗ trước mặt người khác.

Lưu ý: Bài này không ghi bất kỳ mức cước, khoản phụ phí hay mốc thời gian giao nào. Cước và thời gian phụ thuộc tuyến, khối lượng, kích thước và dịch vụ chọn kèm, lại được điều chỉnh theo từng thời kỳ. Hãy tra bằng công cụ trên trang chính thức của Bưu điện Việt Nam hoặc hỏi trực tiếp tại bưu cục nhận gửi.

Ba cách gửi hàng qua bưu điện và cách nào hợp shop nào

Block "san-pham-trong-bai-viet" not found

Ba cách khác nhau ở chỗ ai di chuyển và khai thông tin ở đâu. Hàng vẫn đi cùng một mạng lưới, chỉ khác khâu đầu.

Cách một là mang kiện ra quầy giao dịch, khai tại chỗ. Cách hai là dùng dịch vụ nhận tại địa chỉ — theo mô tả dịch vụ trên trang của Bưu điện Việt Nam, người gửi yêu cầu bên cung cấp dịch vụ đến nhận bưu gửi tại địa điểm do người gửi đề nghị. Cách ba là khai đơn trước trên ứng dụng của Bưu điện Việt Nam rồi bàn giao kiện đã có mã.

Ứng dụng My Vietnam Post Plus do Bưu điện Việt Nam phát hành mô tả các chức năng gồm tạo đơn, tính thử cước, theo dõi hành trình, quản lý danh bạ người gửi — người nhận và quản lý đối soát tiền thu hộ. Đó là lý do cách ba hợp với shop chạy đều: mọi thứ khai một lần rồi dùng lại.

Nếu shop đang chạy song song nhiều đơn vị vận chuyển thì thao tác cũng cùng một logic — bạn có thể đối chiếu với bài tạo đơn với hãng vận chuyển khác để thấy phần nào là chung, phần nào là riêng của từng bên.

Chuẩn bị gì trước khi mang hàng đi gửi

Phần lớn thời gian đứng quầy không mất vào việc cân hàng, mà mất vào việc sửa những thứ lẽ ra làm xong ở nhà. Bốn bước dưới đây làm theo thứ tự sẽ rút ngắn khâu quầy đáng kể.

Nếu muốn kiểm nhanh trước khi ra khỏi nhà, dùng danh sách dưới đây. Thiếu một dòng là khả năng phải xử lý tại quầy tăng lên.

Chọn dịch vụ nào cho hàng của shop

Trang giới thiệu sản phẩm dịch vụ của Bưu điện Việt Nam niêm yết nhóm chuyển phát trong nước với các tên gọi như bưu phẩm thường, bưu phẩm bảo đảm, chuyển phát nhanh EMS và chuyển phát nhanh TMĐT đồng giá. Bài này không gắn cam kết thời gian cho từng tên, vì mốc đó thay đổi theo tuyến và theo từng thời kỳ — hãy hỏi tại quầy hoặc xem trên trang chính thức.

Cách chọn thực dụng hơn là đi từ nhu cầu của kiện hàng, rồi hỏi nhân viên xem dịch vụ nào đang đáp ứng nhóm nhu cầu đó.

Một dịch vụ cộng thêm mà shop bán online hay dùng là phát hàng thu tiền: người gửi ủy thác cho bên cung cấp dịch vụ thu hộ một khoản tiền của người nhận, theo đúng mô tả trên trang dịch vụ của Bưu điện Việt Nam. Nếu dùng, hãy thống nhất trước cách nhận lại tiền và cách kiểm tra sổ sách, giống như khi đối soát tiền thu hộ với các đơn vị vận chuyển khác.

5 lỗi khiến bưu cục từ chối nhận hoặc tính lại cước

Năm lỗi dưới đây chiếm phần lớn số lần một kiện bị đẩy sang bên cạnh quầy để xử lý lại. Điểm chung: đều sửa được ở nhà, không sửa được lúc đang đứng xếp hàng.

Theo dõi đơn và khiếu nại khi có sự cố

Sau khi nhận gửi, thứ duy nhất neo được mọi việc là mã bưu gửi trên chứng từ. Giữ chứng từ cho tới khi kiện phát thành công, đừng vứt ngay sau khi rời quầy.

Thói quen đáng giá nhất: chụp một tấm ảnh kiện đã dán kín trước khi bàn giao, lưu theo mã đơn. Khi cần chứng minh kiện rời tay bạn ở trạng thái nào, tấm ảnh đó nói thay bạn.

Dành cho chủ shop: đóng gói theo yêu cầu của bên nhận gửi

Theo kinh nghiệm sản xuất của Túi Gói Hàng VN, phần lớn kiện bị đẩy sang một bên ở quầy không phải vì hàng cấm. Chúng bị trả lại vì hai chuyện rất đời thường: mép dán hở và vỏ kiện quá mềm so với ruột. Cả hai đều là thứ shop tự sửa được trước khi ra khỏi nhà.

Mép hở thường đến từ việc dán lên bề mặt còn bụi, dán chồng lên vệt keo cũ, hoặc gấp miệng túi lại thay vì miết kín. Vỏ quá mềm thì đến từ việc chọn túi mỏng cho món hàng có góc cạnh — đi qua vài lần phân loại là góc hàng chọc rách túi từ bên trong.

Nguyên tắc gọn nhất khi chọn túi đóng hàng: vỏ phải cứng hơn ruột, và mép dán phải là một đường liền. Hàng mềm thì túi mỏng vẫn ổn; hàng có góc, có cạnh, có phần cứng thì nên tăng độ dày hoặc lót thêm một lớp trước khi cho vào túi.

Còn một chi tiết nhỏ hay bị bỏ qua: chừa chỗ dán nhãn. Kiện quấn kín băng dính tới mức không còn mặt phẳng nào để dán vận đơn cũng là kiện phải làm lại ở quầy.

Chốt lại

Ba cách nhận gửi phục vụ ba nhịp kinh doanh khác nhau: ra quầy hợp với đơn lẻ, đặt bưu tá tới lấy hợp khi ngày nào cũng gom được lô, khai đơn trước hợp khi số đơn đủ để cần danh bạ và đối soát. Chọn theo nhịp của shop, không chọn theo thói quen.

Phần chuẩn bị mới là chỗ tiết kiệm nhiều thời gian nhất. Kiện kín, thông tin đủ, khối lượng khai đúng thì khâu quầy chỉ còn là cân và in. Cước và thời gian thì tra ở nguồn chính thức, đừng tin con số nghe truyền miệng.

Câu hỏi thường gặp

Gửi hàng qua bưu điện cần giấy tờ gì?

Thứ luôn phải có là thông tin đầy đủ của người gửi và người nhận, cùng khai báo đúng loại hàng bên trong. Tùy loại hàng và dịch vụ, quầy có thể yêu cầu thêm giấy tờ tùy thân của người gửi hoặc chứng từ liên quan đến hàng hóa. Vì yêu cầu này không giống nhau ở mọi trường hợp, nên hỏi trước tại bưu cục nhận gửi.

Có gọi bưu tá tới lấy hàng tại nhà được không?

Có. Trang dịch vụ của Bưu điện Việt Nam mô tả hình thức nhận tại địa chỉ, tức người gửi yêu cầu bên cung cấp dịch vụ đến nhận bưu gửi tại địa điểm do người gửi đề nghị. Điều kiện áp dụng, khung giờ và khu vực phục vụ nên xác nhận với bưu cục phụ trách khu vực của bạn.

Gửi hàng thu hộ COD qua bưu điện được không?

Được. Phát hàng thu tiền là dịch vụ cộng thêm, người gửi ủy thác cho bên cung cấp dịch vụ thu hộ một khoản tiền của người nhận. Trước khi dùng, hãy thống nhất cách nhận lại tiền và cách đối chiếu sổ sách để không lệch khi số đơn tăng lên.

Hàng nào không gửi được qua bưu điện?

Luật Bưu chính quy định không được gửi vật phẩm, hàng hóa bị cấm lưu thông theo pháp luật Việt Nam và những thứ bị cấm vận chuyển bằng đường bưu chính. Ngoài ra mỗi dịch vụ còn có danh mục riêng, thường gồm các nhóm như chất dễ cháy nổ, ma túy, vũ khí, tiền mặt và một số loại pin. Danh mục đầy đủ có trên trang dịch vụ chính thức.

Cước gửi hàng qua bưu điện tính theo cân nặng hay kích thước?

Cả hai đều ảnh hưởng. Ứng dụng chính thức của Bưu điện Việt Nam mô tả việc tính thử cước dựa trên trọng lượng, kích thước và địa chỉ, nên hàng nhẹ mà cồng kềnh vẫn có thể bị tính khác với hàng nhỏ mà nặng. Bài này không ghi mức cước; hãy dùng công cụ tính thử cước trên kênh chính thức trước khi ra quầy.

Kiện bị thất lạc thì khiếu nại ở đâu?

Người đứng tên trên chứng từ nhận gửi là người khiếu nại, và đầu mối là nơi nhận gửi hoặc kênh chăm sóc khách hàng chính thức. Chuẩn bị sẵn mã bưu gửi, chứng từ và ảnh kiện lúc đóng gói. Luật Bưu chính có quy định thời hiệu khiếu nại nên nộp sớm, đừng chờ tới lúc quên mất mã đơn.

Bản quyền hình ảnh và nội dung thuộc Túi Gói Hàng VN. Các sơ đồ trong bài do Túi Gói Hàng VN tự dựng để minh họa, không phải ảnh chụp màn hình của bên thứ ba.