Sáng thứ Hai, shop chốt ba mươi đơn. Bạn ngồi chép tay từng phiếu gửi: tên khách, số điện thoại, địa chỉ, tiền thu hộ. Chép xong đã quá trưa, chưa gói được kiện nào. Chiều bưu tá tới lấy hàng, hai đơn sai số nhà, một đơn ghi nhầm tiền thu hộ.
Việc cần làm không phải chép nhanh hơn, mà là đổi cách tạo đơn Viettel Post cho đúng lượng đơn của mình. Có ba cách, mỗi cách hợp một quy mô. Bài này viết cho chủ shop, nên phần quan trọng nhất không ở chỗ bấm nút nào, mà ở chỗ khai thế nào để đơn không bị trả về. Cập nhật ngày 19/08/2026.
Lưu ý: Bài không ghi giá cước và không ghi công thức quy đổi bằng số, vì biểu giá thay đổi theo từng đợt. Cần con số cho tuyến của bạn thì tra bằng công cụ Tra cước và thời gian vận chuyển trên trang chính thức.
Ba cách tạo đơn và cách nào hợp shop nào
Cả ba đều cho ra cùng một thứ: một mã vận đơn và một phiếu gửi dán lên kiện. Khác nhau ở chỗ ai nhập dữ liệu, nhập ở đâu, nhập được bao nhiêu đơn một lượt. Viettel Post có trang hướng dẫn riêng cho từng kênh, nên đây là ba lối đi chính thức song song.
Một điều nhiều shop nhỏ không biết: gọi lấy hàng tận nơi không cần gom đủ số lượng. Trang hỏi đáp chính thức ghi rõ Viettel Post không giới hạn số lượng đơn mỗi lần lấy, một đơn cũng được hỗ trợ.
Cách 1: Tạo đơn trên ứng dụng Viettel Post
Phần lớn shop bắt đầu từ đây. Trang hỏi đáp chính thức mô tả bước khởi đầu rất gọn: khách cài đặt và đăng ký ứng dụng, sau đó nhân viên liên hệ để kích hoạt tài khoản. Luồng tạo đơn thì ở ứng dụng vận chuyển nào cũng theo một trật tự: ai gửi → ai nhận → hàng gì, nặng bao nhiêu, to bằng nào → chọn dịch vụ → có thu hộ không → xác nhận. Nắm trật tự này thì giao diện có đổi bạn vẫn làm được.
Về giờ lấy hàng, trang hỏi đáp chính thức nêu một mốc: đơn tạo trước 16h thì lấy trong ngày, tạo sau 16h thì lấy sáng hôm sau. Đây là quy ước lấy hàng, không phải cam kết thời gian giao tới tay người nhận, và vẫn có thể được điều chỉnh.
Cách 2: Tạo đơn trên website quản lý người gửi
Khi số đơn vượt quá sức gõ trên điện thoại, chuyển sang website. Viettel Post có trang hướng dẫn tạo đơn trên website và cả hướng dẫn cho tính năng nhập đơn bằng tệp bảng tính trực tuyến — đây chính là thứ shop nhiều đơn cần.
Khác biệt không nằm ở màn hình to hơn, mà ở chỗ bạn thoát khỏi kiểu “chốt đơn nào tạo đơn đó” và chuyển sang làm theo lô: gom danh sách trong ngày, nhập một lượt, in một lượt, gói một lượt, bàn giao một lượt. Phần lớn lỗi sai địa chỉ sinh ra đúng lúc chuyển qua chuyển lại giữa các việc.
Làm theo lô còn một cái lợi ít người nói: nó tạo ra dữ liệu để bạn đối soát với hãng vận chuyển cuối kỳ. Tạo đơn rời rạc trên điện thoại thì đến lúc lệch tiền thu hộ, bạn chẳng có gì để đối chiếu ngoài trí nhớ.
Cách 3: Mang hàng ra bưu cục — khi nào vẫn nên làm cách này
Nghe cổ điển, nhưng có lúc đây là lựa chọn hợp lý, kể cả với shop đã quen tạo đơn online.
Cách gọn nhất là kết hợp: vẫn tạo đơn online để có sẵn mã vận đơn và phiếu gửi, rồi mang kiện ra bưu cục bàn giao. Bưu cục gần nhà tra bằng công cụ tìm bưu cục trên trang chính thức.
5 lỗi khiến đơn bị trả về hoặc bị tính lại cước
Tạo đơn sai không làm bạn mất một phút, nó làm bạn mất một kiện hàng, một khách và tiền cước hai chiều.
Lỗi 1 — Khai sai khối lượng hoặc kích thước. Khai nhẹ hơn thực tế thì khi kiện lên bàn cân của trung tâm chia chọn, cước bị tính lại. Cuối kỳ đối soát mới thấy tổng cước lệch xa con số bạn tự cộng.
Lỗi 2 — Thiếu hoặc sai thông tin người nhận. Sai một chữ số điện thoại là kiện gần như chắc chắn quay đầu. Địa chỉ ghi mỗi “ngõ 5” mà không có phường xã, số nhà cũng vậy.
Lỗi 3 — Đóng gói không đạt. Quy định của Viettel Post ghi rõ: hàng hóa không bị di chuyển, xộc xệch dưới tác dụng của ngoại lực; gói kín bằng băng keo, bảo đảm sản phẩm không rơi ra khỏi bao bì trong quá trình vận chuyển; không dùng dây thường, dây vải. Kiện buộc dây rất dễ mắc vào băng chuyền phân loại.
Lỗi 4 — Khai sai loại hàng, nhất là hàng dễ vỡ và hàng đặc thù. Chất lỏng, hàng có pin, hàng nguy hiểm đều có quy định riêng, có loại không đi được đường hàng không. Khai chung chung cho nhanh thì kiện có thể bị giữ lại giữa đường và trả về.
Lỗi 5 — Không dán kín, không niêm phong. Kiện hở mép, băng dính dán qua loa, phiếu gửi bong mất giữa đường. Mất phiếu gửi là mất danh tính của kiện — không ai biết kiện đó của ai, đi đâu.
Còn một tình huống hay gặp: vận đơn đã tạo rồi thì khách đổi ý. Nếu bạn bán trên sàn, phần xử lý khi đơn bị hủy sau khi đã tạo vận đơn nên làm gọn trong ngày.
Bao bì cũng là tiền: chỗ shop hay bỏ qua khi tạo đơn
Theo kinh nghiệm sản xuất của Túi Gói Hàng VN, phần lớn shop nhìn cước vận chuyển như một khoản cố định phải chịu. Nhưng cước không nhìn vào giá trị món hàng — nó nhìn vào cái kiện bạn đưa cho bên vận chuyển. Mà hình dáng cái kiện thì do bạn quyết định.
Các hãng đều tính cước theo khối lượng thực tế và khối lượng quy đổi từ kích thước, lấy con số lớn hơn. Nghĩa là kiện nhẹ nhưng to vẫn có thể bị tính như kiện nặng. Cùng một chiếc áo hay một hộp mỹ phẩm nhỏ: bỏ vào hộp carton thì kiện giữ nguyên ba chiều cứng, chiều cao gần như không giảm được vì hộp rỗng bên trong. Cũng món đó bỏ vào túi đóng hàng đúng size thì kiện ép sát theo hình sản phẩm, chiều dày giảm rõ rệt, kích thước quy đổi giảm theo.
Khoản này lặp lại mỗi ngày, mỗi đơn. Một kiện thì không thấy gì, cộng dồn cả năm thì cách chọn bao bì lúc tạo đơn trở thành một dòng chi phí thật trong sổ. Nên chọn size túi vừa với món hàng bán chạy nhất, đừng dùng một size chung cho mọi thứ.
Ngược lại cũng có giới hạn. Hàng cứng, hàng dễ vỡ, hàng có góc nhọn vẫn cần hộp hoặc lớp chèn, không nên ép mỏng bằng mọi giá. Túi hợp hàng mềm; hộp hợp hàng cần giữ khung. Chọn sai chiều nào cũng tốn — một bên tốn cước, một bên tốn hàng hỏng.
Nếu bạn đang cân nhắc đổi từ hộp sang túi cho nhóm hàng bán chạy, nói với Túi Gói Hàng VN kích thước món hàng và số đơn trung bình mỗi ngày — bên sản xuất sẽ gợi ý size túi vừa nhất để kiện gọn mà vẫn đủ chắc khi đi đường dài.
Xem bảng size và giá túi niêm phong
Nhắn Zalo để được tư vấn
Hotline 1900 4771 · Hà Nội 0986 026 973 · TP.HCM 0989 911 295
Chốt lại
Ba cách tạo đơn không phải để chọn một rồi bỏ hai. Shop vài đơn mỗi ngày dùng ứng dụng là đủ. Shop đơn nhiều và đều thì chuyển sang website làm theo lô. Bưu cục vẫn giữ vai trò riêng cho hàng đặc thù. Phần quyết định không nằm ở kênh tạo đơn, mà ở chất lượng thông tin bạn khai và chất lượng kiện bạn bàn giao.
Câu hỏi thường gặp
Tạo đơn Viettel Post cần những thông tin gì?
Thông tin người gửi và địa chỉ lấy hàng; người nhận gồm họ tên, số điện thoại, địa chỉ đủ cấp hành chính; nội dung hàng, khối lượng và kích thước kiện; dịch vụ; tiền thu hộ nếu có và bên chịu cước. Tạo xong, người gửi cần in và dán phiếu gửi lên kiện hàng, hoặc viết mã vận đơn lên kiện hàng.
Tạo đơn xong có sửa được thông tin không?
Có thể yêu cầu chỉnh sửa, nhưng không phải trường nào cũng sửa được và còn tùy đơn đang ở chặng nào. Trang hỏi đáp chính thức hướng dẫn liên hệ bộ phận hỗ trợ qua kênh chat trên ứng dụng hoặc website. An toàn hơn là soát kỹ trước khi xác nhận.
Có tạo đơn hàng loạt được không?
Được. Viettel Post có tính năng nhập đơn bằng tệp bảng tính trực tuyến trên website, kèm trang hướng dẫn riêng. Cách này hợp với shop nhiều đơn: gom danh sách trong ngày, chuẩn hóa dữ liệu, nhập một lượt rồi in phiếu gửi theo lô.
Shop nhỏ nên chọn cách tạo đơn nào?
Mỗi ngày vài đơn thì tạo trên ứng dụng là gọn nhất, và không cần gom đủ số lượng mới được lấy hàng — trang hỏi đáp chính thức ghi rõ một đơn cũng được hỗ trợ. Khi bạn thấy mình gõ điện thoại nhiều hơn gói hàng, đó là lúc chuyển sang website.
Vì sao đơn bị tính lại cước?
Thường vì khối lượng hoặc kích thước khai lúc tạo đơn không khớp kiện thực tế khi được cân đo trong quá trình khai thác. Cước tính theo khối lượng thực tế và khối lượng quy đổi từ kích thước, lấy con số lớn hơn. Muốn biết chính xác cho tuyến của mình thì tra bằng công cụ tra cước trên trang chính thức, đừng dựa vào bảng giá chép lại trên mạng.
Đơn bị trả về thì xử lý thế nào?
Trước hết tra hành trình để biết lý do: sai địa chỉ, không liên lạc được, khách từ chối nhận, hay hàng không đủ điều kiện vận chuyển. Hẹn giao nhiều lần không thành thì kiện được chuyển hoàn về người gửi. Khi nhận lại, kiểm tra bao bì và đối chiếu vào bảng kê cuối kỳ, vì đơn chuyển hoàn thường vẫn phát sinh chi phí.
Bản quyền hình ảnh và nội dung thuộc Túi Gói Hàng VN. Các sơ đồ trong bài do Túi Gói Hàng VN tự dựng để minh họa, không phải ảnh chụp màn hình của bên thứ ba.